Datenschutz bei TradingFormular

1Verantwortliche Stelle

Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, wie personenbezogene Daten bei TradingFormular verarbeitet werden. Wir halten uns bei Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die anwendbaren deutschen Datenschutzvorschriften.

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:
Niklas Müller
Johann-Sebastian-Bach-Str. 23
34134 Kassel
support@tradingformular.de

2Zugriffs- und Protokolldateien

Wenn Sie unsere Website aufrufen, übermittelt Ihr Gerät aus technischen Gründen automatisch bestimmte Daten an den Webserver unseres Hosters. Dieser ist Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten und als Auftragsverarbeiter für uns tätig.

Folgende Daten können gespeichert werden:

• IP-Adresse
• Adresse der vorher besuchten Website, sofern übermittelt
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time
• Inhalt der Anforderung
• HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Informationen zu Browser und Betriebssystem

Die Verarbeitung ist zur Darstellung unserer Website sowie zur Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Server-Logfiles werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

Für bestimmte öffentlich nutzbare Funktionen wie Datei-Uploads, optionale Datei-Vorabprüfungen, den Trade-Republic-Crypto-Analyzer, den PwC-Steuerreport-Übersetzer und vergleichbare Analysefunktionen begrenzen wir die Nutzung zum Schutz vor Missbrauch, Serverlast und Kosten. Dafür speichern wir in unserer Datenbank keine Klartext-IP-Adresse, sondern einen aus der IP-Adresse gebildeten kryptografischen Hash, einen Zähler und Zeitstempel. Der Hash dient ausschließlich der Limitierung und Sicherheitszwecken.

3Cookies und vergleichbare Technologien

TradingFormular setzt keine Tracking-Cookies und keine Marketing-Pixel ein. Deshalb verwenden wir keinen Cookie-Banner. Wir nutzen lediglich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechnologien, die für Login, Sicherheit, Zahlungsabwicklung und die von Ihnen gewünschten Funktionen erforderlich sind.

• NextAuth Session-Cookies, zum Beispiel next-auth.session-token und next-auth.csrf-token: erforderlich für Login-Status, Sitzungsabsicherung und CSRF-Schutz.
• Stripe Cookies: Stripe kann essenzielle Cookies zur Betrugsprävention und sicheren Zahlungsabwicklung setzen, wenn Sie den Checkout nutzen.

Diese Cookies sind zur Erbringung des ausdrücklich gewünschten Dienstes technisch erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

4Export-Daten und Metadaten

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Wir speichern nur Daten, die erforderlich sind, um unseren Service anzubieten, Reports bereitzustellen, Folgejahre nachvollziehbar zu berechnen oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Interactive-Brokers-Export-Dateien und rohe Transaktions-Historien werden nicht als allgemeiner Datenpool für Marketing oder Profiling verwendet.

Aus IBKR-Flex-Query-XMLs verarbeiten wir insbesondere die steuerlich relevanten Bereiche:

• Käufe, Verkäufe, Gebühren, Stückzahlen, Preise und Transaktionsdaten
• Dividenden, Zinsen, Quellensteuern und vergleichbare Kapitalerträge
• Kapitalmaßnahmen wie Splits, Spin-offs und vergleichbare Ereignisse
• Ein- und Auszahlungen, Währungsbewegungen, Überträge und Stichtagsbestände

Nicht für die Steuerberechnung benötigte personenbezogene Kontoinformationen wie Name, Adresse, Ort, PLZ, Land oder Account-Alias werden nicht für Profiling, Marketing oder allgemeine Datenanalyse genutzt. Soweit solche Angaben in hochgeladenen Flex-Query-XMLs technisch in den IBKR-Standardfeldern erkannt werden, entfernen oder ersetzen wir sie vor einer dauerhaften Speicherung.

Gespeicherte XML-Datenbasis: Wenn ein Report gespeichert wird, speichern wir nicht die unveränderten Original-Uploads als dauerhafte Rohdateien. Die hochgeladenen Flex-Query-XMLs werden serverseitig zusammengeführt, doppelte Zeilen werden entfernt und personenbezogene Kontoinformationen wie Name, Adresse, Ort, PLZ, Land, Account-Name und Account-Alias werden soweit technisch in den IBKR-Standardfeldern erkannt entfernt oder ersetzt. Die bereinigte XML-Datenbasis enthält weiterhin die für die Steuerberechnung erforderlichen Transaktionen, Positionen, Erträge, Gebühren, Währungen, Wertpapierstammdaten und Depot-Kennungen wie IBKR-Account-IDs, weil diese für Report-Zuordnung, Nachvollziehbarkeit und Neuberechnung erforderlich sind.

Diese bereinigte Datenbasis wird als sogenanntes SourceBundle in einem nicht öffentlichen Server-Speicher abgelegt. Der Inhalt wird per SHA-256 gehasht; in der Datenbank speichern wir dazu Metadaten wie Steuerjahr, Depotumfang, Hash, Speicherpfad, Transaktionsanzahl und die Zuordnung zum Report bzw. Nutzerkonto.

Zur Bereitstellung des Dashboards und für Folgevereinbarungen können insbesondere folgende Daten gespeichert werden:

• Verarbeitungsprotokolle: Grundlegende Informationen wie Dateiname, Status und Zeitpunkt der Verarbeitung.
• Account-Zuweisung: Depot-Kennungen, damit Reports dem richtigen Benutzerprofil zugeordnet werden können.
• Steuerergebnisse und Positionen: final berechnete, aggregierte Steuer-Summen je Jahr sowie Basisdaten zu noch unverkauften Wertpapier-Positionen, damit Folgejahre rechnerisch fortgesetzt werden können.

5Dienstleistungen, Zahlung, E-Mail-Kommunikation und Support

Für Konto-Verwaltung, Zahlungsabwicklung, vertragliche Benachrichtigungen und Support nutzen wir ausgewählte Dienstleister. Dabei beschränken wir die übermittelten Daten auf den jeweiligen Zweck.

6Auslesen von Jahressteuerbescheinigungen

Wenn Sie das Tool zum Aggregieren von Jahressteuerbescheinigungen nutzen, verarbeiten wir die hochgeladenen PDF-Dateien zunächst lokal auf unserem Server, um maschinenlesbare Formularwerte zu erkennen. Die Standardverarbeitung erfolgt ohne KI-Dienstleister und ohne dauerhafte Speicherung der PDF-Dateien.

Bei angemeldeten Nutzern können die extrahierten und von Ihnen korrigierten Zeilenwerte freiwillig am jeweiligen Steuerreport gespeichert werden. Dabei speichern wir nicht die PDF-Dateien selbst, sondern nur die erkannten Dokument-Metadaten, Formularzeilen, Korrekturwerte und Summen. Sie können diese gespeicherte Aggregation separat löschen; spätestens mit Löschung des zugehörigen Reports wird sie ebenfalls entfernt.

Soweit hierbei kostenlose öffentliche Analysen oder KI-Fallbacks limitiert werden, gilt die in Abschnitt 2 beschriebene hashbasierte Nutzungsbegrenzung.

7Nutzung von KI-Diensten

Die finale Steuerberechnung von TradingFormular ist regelbasiert und deterministisch. KI-Dienste werden nicht benötigt, um die steuerlichen Rechenschritte auszuführen.

Optional kann für eine schnelle Vorab-Analyse hochgeladener Dateien, zum Beispiel PDF, CSV oder XML, die Google Gemini API genutzt werden. In diesem Fall wird ein Ausschnitt Ihrer Datei verarbeitet, um Dateityp, relevante Inhalte oder mögliche Rückfragen zu erkennen. Diese Funktion wird nur genutzt, wenn Sie sie verwenden bzw. den entsprechenden Analyseschritt auslösen.

Vorherige Anonymisierung beim KI-Vorabcheck: Bei textbasierten Formaten wie XML, CSV oder HTML findet soweit technisch möglich vor der KI-Analyse eine automatische Anonymisierung statt, etwa durch Ersetzen bekannter Identifikationsmerkmale wie Interactive-Brokers-Account-ID oder Name. PDF-Dateien werden vor einer KI-Vorabprüfung serverseitig gekürzt und geschwärzt; dabei entfernen wir insbesondere erkannte Depotnummern, IBANs, E-Mail-/Telefon-/Steuer-ID-Muster sowie beschriftete Personen- oder Adresszeilen. Eine vollständige Entfernung aller personenbezogenen Inhalte kann bei beliebigen Dateiinhalten und PDF-Layouts nicht garantiert werden.

PwC-Steuerreport-Vergleich und PwC-Übersetzer: Wenn Sie einen PwC-Steuerreport für einen Vergleich oder eine Übersetzung hochladen, werden zunächst nur die relevanten Steuerseiten extrahiert. Personenbezogene Kennungen wie Depotnummern, IBANs, E-Mail-/Telefon-/Steuer-ID-Muster und beschriftete Personen- oder Adresszeilen werden vor der KI-Analyse geschwärzt. Die Depotnummer kann separat serverseitig geprüft werden, damit kein falscher PwC-Bericht mit einem Report verglichen wird.

Beim Jahressteuerbescheinigungs-Aggregator ist KI nicht der Standardpfad. Falls die lokale PDF-Erkennung scheitert, können Sie optional einen KI-Fallback auslösen. In diesem Fall werden die PDFs vorher serverseitig bestmöglich geschwärzt bzw. pseudonymisiert und erst nach separater Zustimmung an Google Gemini Paid übermittelt. Eine vollständige Entfernung aller personenbezogenen Inhalte kann bei beliebigen PDF-Layouts nicht garantiert werden.

Die an Google übermittelten Daten werden von uns nicht in einem dauerhaften Vector-Store oder Filesystem für KI-Zwecke gespeichert. Bitte nutzen Sie die KI-Vorab-Analyse nicht, wenn Sie mit dieser Verarbeitung nicht einverstanden sind. Sie können stattdessen direkt die Steuerberechnung ohne KI-Beteiligung starten.

8Hosting beim deutschen Marktführer

Die Anwendung wird bei IONOS betrieben, einem deutschen Marktführer für Hosting- und Cloud-Lösungen. Soweit wir Serverstandorte konfigurieren können, setzen wir auf Rechenzentren in Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union.

Die Verarbeitung erfolgt zweckgebunden für Upload, Berechnung, Report-Erstellung, Dashboard-Bereitstellung, Support und gesetzlich erforderliche Nachweise. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt per HTTPS.

Externe Dienstleister erhalten keine pauschale Kopie Ihrer Steuer- oder Tradingdaten. Wenn einzelne Dienste technisch benötigt werden, etwa Zahlungsabwicklung über Stripe oder ein ausdrücklich ausgelöster KI-Fallback, beschränken wir die übermittelten Daten auf den jeweiligen Zweck.

9Speicherdauer und Löschung

Original-Uploads werden während des Uploads und der Parser-Verarbeitung verarbeitet. Die Parser-Jobs halten die verarbeiteten Ergebnisse nur kurzfristig im Arbeitsspeicher; abgeschlossene oder fehlgeschlagene Jobs werden standardmäßig nach etwa zwei Stunden aus dem Parser-Speicher entfernt, sofern sie nicht durch das Speichern eines Reports in eine bereinigte Datenbasis übernommen wurden.

Gespeicherte SourceBundles und Reportdaten bewahren wir auf, solange sie für Dashboard-Anzeige, bezahlte oder kostenlose Report-Berechtigungen, Neuberechnungen, manuelle Prüfungen, Supportfälle oder gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Löschen Sie einen Report, wird eine zusätzliche Review-XML aus dem Admin-Prüfbereich entfernt. Eine unreferenzierte SourceBundle-XML wird gelöscht, wenn kein Report und keine Zahlungsberechtigung mehr auf diese bereinigte Datenbasis verweist.

Bei unbezahlten Reports, die wegen Überschreitung der automatischen Transaktionsgrenze nicht freigeschaltet werden können, speichern wir die bereinigte SourceBundle-XML nur kurzfristig für Support, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz. Standardmäßig wird diese XML-Datenbasis nach 30 Tagen vom Report getrennt und gelöscht, soweit keine bezahlte Report-Berechtigung, kein anderer Report und keine gesetzlichen oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.

Bei einer Konto-Löschung entfernen wir nicht abrechnungsrelevante Konto- und Sitzungsdaten und ersetzen die E-Mail-Adresse durch einen Löschplatzhalter. Steuerreports, Zahlungs- und Vertragsnachweise sowie die dafür erforderliche bereinigte Datenbasis können erhalten bleiben, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Nachweisinteressen entgegenstehen.